Selim Karabece
Karabece + Partner
Selim Karabece ist Haupteigentümer und -Gesellschafter der Karabece & Partner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft. Das Unternehmen ist eine klassische Steuerberatungskanzlei mit 20 MitarbeiterInnen.
Die Hauptleistungen der Kanzlei ist das Anbot der gesamten Buchhaltungsübernahme, das geht von Teilsegmenten wie Lohnverrechnung oder die rein steuerliche Beratung über die Erstellung von Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen bis hin zu Einnahmen- und Ausgabenrechnungen. In diesem Sinne definiert sich Karabece & Partner als reiner Dienstleistungsbetrieb.
Cloud Computing. Wie sich Unternehmer Services aus der Wolke zu Nutze machen
Der Weg in die Cloud ist für zukunftsorientierte, innovationsbewusste Unternehmen unerlässlich. Doch bei österreichischen Betrieben gehören Cloud Services imVergleich zu anderen EU-Ländern noch viel zu selten zur generellen IT-Strategie.
Nur jeder Achte nutzt die Vorteile von Cloud Computing, um dadurch seine Produktivität und sein Entwicklungspotenzial zu steigern und um sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können. Dabei eröffnet dieser IT-Bereich gerade für die KMU viele neue Chancen.
Entlastung und Flexibilität
Die Karabece + Partner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, eine klassische Kanzlei mit 20 Mitarbeitern, macht sich die Vorteile von Cloud Computing bereits zu Nutze. „Auf Grund unserer Unternehmensgröße blieb der Bereich EDV bzw. IT lange Zeit an mir hängen“, erzählt Haupteigentümer Und -gesellschafter Selim Karabece.
„Als Dienstleistungsunternehmen hat sich unsere EDV in den letzten 20 Jahren entsprechend angereichert. Ich hatte allein an die acht Server, ob das der Haupt- oder E-Mail-Server war oder der Telefon-Server– es gab keinen Überblick mehr. Daraus resultierte letztes Jahr der Wunsch nach Veränderung.“ Das Ziel: Ein verlässlicher Partner,
der einem alle IT-Belan ge abnimmt sowie eine möglichst flache Infrastruktur.
Service für Mitarbeiter und Kunden
Ebenso wichtige Punkte bei der Umstellung der IT-Strategie waren das Thema Flexibilität und wachsende Kapazitäten. Karabece: „In der Umsetzung haben wir eine Mischform gefunden. Einerseits wurden unsere Server in das externe Rechenzentrum verlegt, zugleich läuft alles, was Kommunikation betrifft, über die Cloud. Schließlich haben wir auch noch die Telefonie in die Cloud gegeben.“
Die Ergebnisse kommen nicht nur dem Chef, sondern allen Mitarbeitern und Klienten zugute: Die neue Flexibilität ermöglicht ein ortsungebundenes Arbeiten. Die Klienten können sich Daten daheim oder in der Kanzlei ansehen und dabei die Effizienz der Infrastruktur nutzen. Karabece: „Wir sind zwar Steuerberater, aber zwei Drittel unserer Tätigkeit betreffend Buchhaltung und Lohnverrechnung sind Datenverarbeitung.“
Beschleunigte Arbeitsabläufe
Und hier gibt es noch Optimierungsmöglichkeiten, so der Unternehmer – etwa beim Thema Schnittstellen oder dabei, die Banken in die Buchhaltung zu integrieren. „Auch die Belegerfassung können wir noch verbessern, damit man nicht alles doppelt und dreifach in die Hand nimmt. Dafür gibt es sicher schon die richtige Software, man muss es nur noch einrichten.“
All diese Arbeitserleichterungen sind in der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei mit professionell outgesourcter Infrastruktur und Cloud Services nun möglich. Wichtige Schritte, denn, so Karabece: „Die IT beschleunigt die Arbeitsabläufe enorm. Wir leisten in der gleichen Zeit eine ganz andere Menge als noch vor ein paar Jahren.“ (red)
Interview
„Wir sind weitaus besser dran als vorher.“
Nur jeder achte Betrieb nutzt in Österreich die Vorteile von Cloud-Services um dadurch seine Entwicklungsmöglichkeiten zu erweiten, die Produktivität zu erhöhen oder Mitarbeitern wie Kunden individuelle Services anbieten zu können und sich so auch Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.
Die Karabece & Partner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, eine klassische Kanzlei mit 20 MitarbeiterInnen, hat nun Cloud-Services in die eigene IT-Strategie inkludiert.
Selim Karabece, Haupteigentümer und Gesellschafter der 20 Mitarbeiter großen Kanzlei, über das Los „Mädchen für alles“ zu sein, über die Umsetzung von Bauchgefühlen als unternehmerische Strategie und über neue Technologien als Akt der Befreiung.
In welcher Form beschäftigen Sie sich mit Cloud-Computing?
Karabece: Auf Grund unserer Unternehmensgröße blieben die Bereiche EDV und IT immer an mir hängen. Sozusagen „als Mädchen für Alles“ bin ich zudem auch für unsere Website oder für unseren werblichen Auftritt zuständig. Aus dieser Konstellation heraus ist auch der IT-Betrieb gewachsen. Historisch gesehen fangt man klein an und irgendwann erreicht man eine Größe wo dann auch die Kopfschmerzen größer werden.
Wie ist diese Entwicklung technologisch passiert?
In den letzten 20 Jahren hat sich unsere EDV entsprechend angereichert, ich hatte allein 7-8 Server, ob das der Haupt- oder ein Mail-Server war oder der Telefon-Server – es gab keinen Überblick mehr. Daraus resultierte dann letztes Jahr der Wunsch nach Veränderung.
Wie sollte die neue IT ausschauen, welche Zielvorstellung gab es?
Nach eingehender Analyse mit meinem Schwager war klar, ich brauche was Neues – mit dem Ziel möglichst viel von mir weg zu bekommen, eine Befreiung. Ich wollte einen Partner der mir das alles abnimmt, auch hardwaremässig und zudem wollte ich hier in der Kanzlei nichts damit zu tun haben. Ziel war eine möglichst flache Infrastruktur, die sich auf die Clients und auf die Leitungen und etwaig auch einen Router beschränken. Ein wichtiger Punkt war zudem das Thema Flexibilität, wenn wir wachsen möchte ich nicht jedes Mal denken müssen: brauche ich neue Kapazitäten.
Welche Cloud-Services kommen in Ihrem Unternehmen bereits zum Einsatz?
Mein primärer Zugang war aber hier eher eine Art Bauchgefühl, mir hat das von der Idee her sehr gut gefallen und dass das auch ein zukunftsweisender Weg sein wird. Ich wollte hier möglichst früh auf diesen Zug aufspringen. In der Umsetzung haben wir dann eine Mischform gefunden und einerseits die eigenen Server in das externe Rechenzentrum verlegt aber bereits alles was Kommunikation betrifft läuft über die Cloud. Bedingt durch die parallel wichtige Beratung habe ich dann aber auch Dinge wie die Telefonie in die Cloud gegeben.
Ist es für Sie wichtig Arbeitsplätze hier aber auch an anderen Standorten zu haben, Stichwort Flexibilität?
Natürlich ist es wichtig nicht nur ortsgebunden zu sein. Ich wollte etwa auch meinen MitarbeiterInnen Flexibiliät ermöglichen indem sie beispielsweise auch von zu Haus aus arbeiten können. Mit der neuen Cloud-Lösung lässt sich das nun leicht realisieren, auch für mich. Der zweite Bereich betrifft meine Klienten, die sind daran interessiert bei mir auch Daten anzuschauen oder bei mir zu arbeiten mit meiner Infrastruktur. In Summe ist das eine gute Mischung, meine Mitarbeiter, meine Klienten und ich können sowohl hier als auch zu Hause arbeiten.
Gibt es noch weitere Erkenntnisse nach der Umstellung auf Cloud-Services?
Die Kombination von professionell outgesourcter IT-Infrastruktur plus Cloud-Services ist ein Wettbewerbsvorteil meinen Klienten gegenüber - wenn Bedarf da ist, brauch ich nicht lange nachzudenken sondern kann sofort liefern. Generell ist die IT unser Hauptwerkzeug, ohne IT können wir nicht mehr arbeiten sondern sofort nach Hause gehen. Entsprechend wichtig ist mir in diesem Zusammenhang auch der Faktor Qualität, ob das jetzt meine Server betrifft oder nun meine neue Cloud-Lösung. Meine Sicherheit ist entsprechend groß, dass ich nun immer am letzten Stand bin.
Was ist Ihnen bei Sicherheit wichtig?
Für mich heißt Sicherheit, ich darf nicht stehen! Ob das jetzt ein Update betrifft oder die Bereitschaft eines Servers, ich muss weitermachen können. Das ist ein Hauptaspekt...
... und was die Datensicherheit betrifft?
... ich persönlich bin da nicht so streng aber beruflich bedingt muss und bin ich auch sehr streng. Die Daten liegen jetzt auch auf einem Server in einem Rechenzentrum in einer Qualität die ich hier nie, nie haben konnte. Das fängt schon bei den räumlichen Voraussetzungen an, bei Themen wie Temperatur oder eben bei Sicherheits-Updates. Ich kann nun ruhigen Gewissens sagen, wir sind weitaus besser dran bin als vorher.
Betrifft das alle Bereiche?
Das betrifft auch unsere Kommunikationslösungen, unser vorher hier befindlicher Mail-Server war sich viel angreifbarer als der jetzt benützte. Es findet hier überall eine Spezialisierung statt, für die wir selbst nie das Fachwissen und die Zeit hätten.
Welche Entwicklungen erwarten Sie bei Cloud-Computing, sowohl technisch als auch organisatorisch?
Mir fehlt da jetzt die Vorstellung wohin es noch gehen kann. Wenn ich die Arbeitsabläufe in den frühen 1980er-Jahren mit heute vergleiche und die immense Beschleunigung sehe, dann muss ich ehrlicherweise sagen, es wäre mir Recht wenn auf die Bremse gestiegen würde. Wenn wir dieses Tempo weitermachen, dann wird es uns zerreißen. En bisschen philosophisch ausgedrückt: die Erde dreht sich massiv schneller als in den letzten 25 Jahren.
Kommen wir zum Thema Integration, auch in Bezug auf die Anbindung zu den Finanzbehörden oder zu den Banksystemen.
Hier wird mittlerweile vieles online gemacht was eine unglaubliche Arbeitserleichterung ist. Ich drücke auf den Knopf und die Steuererklärung ist weg. Aber auch da denke ich, man stößt an die Grenzen bezüglich Effizienz und Produktivität.
Sie haben aber auch ein sehr klassisches Erwerbsmodell, bekommen Zahlenmaterial vom Kunden, welches Sie nach einem ganz strikten und gesetzlich geregelten Schema behandeln und geben das dann ab.
Wir sind zwar Steuerberater aber 2/3 unserer Tätigkeit was Buchhaltung und Lohnverrechnung betrifft, ist Datenverarbeitung. Hierbei gibt es noch Optimierungsmöglichkeiten, da ist noch einiges möglich, etwa beim Thema Schnittstellen oder Banken in die Buchhaltung zu integrieren. Oder auch das Thema Belegerfassung damit man Dokumente nicht doppelt oder dreifach erfasst, jedes mal mit den gleichen Handgriffen. Das muss sich sicher noch entwickeln und das ist ein Software-Thema. Vieles ist wahrscheinlich schon vorhanden, man muss sich die Zeit nehmen und das einrichten.
Gibt es Wünsche und Anregungen an die IT-Anbieter?
Die IT beschleunigt die Arbeitsabläufe derart, wir leisten in der gleichen Zeit eine ganz andere Menge als noch vor ein paar Jahren. Ich hoffe man steigt hier auf die Bremse, dass auch die Anbieter hier etwas Ruhe geben und uns ein bissel ausschnaufen lassen. Sonst – ich weiß nicht ob es noch ein schnelleres Tempo gibt. Umgemünzt auf eine Steuererklärung, ob die statt in 5 Minuten dann in 5 Sekunden möglich ist.
